Zakelijke mediation en arbeidsconflicten

1. Het eerste contact

Dit contact verloopt in de regel telefonisch tijdens een individueel gesprek. De deelnemer geeft in het kort aan wat er speelt. De deelnemer geeft aan dat hij openstaat voor mediation. Dat betekent dat er bereidheid is om naar de belangen van de ander te luisteren en tot een gedragen oplossing te komen.

Omdat er twee of meerdere partijen in het geschil aanwezig zijn is het van belang om voor alle partijen te weten dat ze, vanwege het vrijwillige karakter, ook open staan om het traject in te gaan. Als alle partijen dit onderschreven wordt in overleg een afspraak gepland voor een intakegesprek. Voor dit eerste contact worden geen kosten in rekening gebracht.

2. De Intake

Dit gesprek wordt in de regel met de deelnemers apart gevoerd. Het mediationproces en de rol en taken van de mediator worden toegelicht. In dit gesprek gaan de deelnemers uitgebreider in op het probleem en welke verwachtingen er zijn ten aanzien van de mediation. Deze gesprekken zijn vertrouwelijk; er geldt een geheimhoudingsplicht. De deelnemers bepalen de locatie van het gesprek. De ervaring leert dat de intake ongeveer 1 uur duurt.

Ik hecht er veel waarde aan dat na het eerste (telefonische) contact en bij de start van de intake de deelnemers de gelegenheid krijgen om aan te geven of er voldoende een ‘klik’ is met de mediator(s). Een goede klik draagt bij aan de open en constructieve wijze van communiceren in de bijeenkomsten.

3. De Mediationgesprekken

Dit zijn de gemeenschappelijke gesprekken. Bij aanvang worden de van tevoren toegestuurde en ondertekende mediationovereenkomst besproken. Vervolgens start de mediation. Beide partijen krijgen de gelegenheid om het conflict, ieders bevindingen, belevingen en emoties te bespreken. De kern van het conflict moet helder worden, evenals de belangen en wensen. Vervolgens wordt door de partijen onderzocht wat de mogelijke oplossingen voor het conflict kunnen zijn. Kan concreet invulling worden gegeven aan een verdere samenwerking en hoe ziet die eruit? Zo niet, hoe ziet de toekomst er dan uit?

Ondersteuning door een advocaat, adviseur of familielid is, met instemming van de andere partij, mogelijk. Ook zij moeten tekenen voor vertrouwelijkheid.

De locatie van de gesprekken wordt de partijen onderling vastgesteld. Er is altijd de mogelijkheid om elkaar op neutraal terrein te spreken. Gemiddeld genomen zijn er drie gesprekken van 1,5 à 2 uur nodig om dit proces te doorlopen.

4. Afspraken

Op basis van de aangedragen oplossingen worden de afspraken gemaakt. Die worden getoetst op praktische haalbaarheid en juridische houdbaarheid en schriftelijk vastgelegd in een vaststellingsovereenkomst. Die overeenkomst wordt door de mediator opgesteld. De afspraken worden definitief door ondertekening van de overeenkomst door de betrokken partijen. Het kan verstandig zijn om eerst een (juridisch) adviseur in te schakelen.

Werkwijze SameDaySolution

• Net als bij reguliere mediation, vindt er een afzonderlijke/individuele, telefonische intake plaats voordat er met de betrokken partijen samen wordt gepraat. Het doel hiervan is om een goed beeld te krijgen van het geschil.
• Vervolgens wordt er een datum vastgesteld waarop de SameDaySolution zal plaatsvinden. De dagindeling ziet er hetzelfde uit als de volgorde van de reguliere gesprekken. Uiteraard zijn er voldoende pauzes en is er tijd voor een lunch. De dag start om 9:00 en eindigt om 17:00. Mocht het nodig zijn dan kan de mediation in de avond worden voortgezet. Beide partijen moeten het eens zijn over dit programma.
• Het kan voorkomen dat de mediators, in overleg met de deelnemers, besluiten om individuele gesprekken in te lassen. Dit kan het proces ondersteunen in de voortgang en het komen tot een oplossing
• De locatie van deze SameDaySolution wordt bepaald door de partijen. BizonDer Mediation kan aan de partijen een neutrale locatie voorstellen.

Werkwijze ConflictControl

Na een inventariserend gesprek zal een offerte worden opgesteld op basis van de specifieke behoefte om ConflictControl te implementeren. Met de opdrachtgever wordt gezamenlijk een actieplan opgesteld om ConflictControl op de verschillende onderdelen gestalte te geven.